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第3話 弁護士との面談

弁護士 石原先生による解説

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第3話 弁護士との面談
弁護士 石原先生による解説

今回のストーリーでは、通報後に弁護士からメールで連絡があり、その後主人公と面談しますが、面談は必ず行われるものなのですか?

原則として、情報提供者の意思を最優先に考えています。

不正コピーの状況を正確に把握するためには、やはり面談させていただくのが一番ですが、さまざまな事情から面談が難しい場合もあります。
そのため、面談が難しい場合は電話やメールなどを通じて、状況を正しく把握するまでやりとりをします。

BSA加盟企業の代理人から「自主調査依頼書」が届き、それをきっかけに全社的な調査が行われていますが、この「自主調査依頼書」とは、どのようなものなのでしょうか?

「自主調査依頼書」で求められるのは「社内の全てのコンピュータにインストールされているソフトウェア」と「保有する全てのライセンス」の提示と、それらが正しいと証明することです。

普段からインストール状況やライセンスの保有状況等の台帳を作成していれば対応も比較的容易でしょうが、管理を疎かにしている場合は調査に時間がかかるかもしれません。

なるほど、社内のパソコンすべてを対象にした調査が必要なんですね。ストーリー上、主人公の勤めるカリスマックスでは、情シス部門が全てを把握できていなかったわけですが、本来であればどのように社内すべてのパソコンを調査すれば良いのですか?

調査の前に、まず理解しておきたいのはソフトウェアライセンスが適正な状態とは、「社内の全てのコンピュータにインストールされているソフトウェア」よりも「保有する全てのライセンス」が多いか同数であり、または、インストールされているすべてのソフトウェアのライセンスが有効であること、そうした状態が証明できる状態にあるということです。この状態でなければ正しく管理できているとは言えませんし、十分な調査報告書になりません。

インストールしているが使用していなければ大丈夫という誤解や、休眠中のパソコンを調査しなかったという声も聞きますが、インストールした時点で複製、つまり著作権を侵害したことになりますので注意が必要です。

調査の対象はスタンドアロンや休眠機も含め、社内全てのコンピュータとすることを忘れないで下さい。ライセンスの調査は、いわば「ソフトウェアライセンスの総点検」です。総点検を円滑に進めるための手順とポイントを以下に記載します。

<1> 総点検チーム(タスクフォース)の発足

社内に、ソフトウェアと保有ライセンスの総点検を主導するチームを組織します。

【ポイント】

  • 社内のIT環境に精通したIT/ソフトウェア管理責任者様がチームを主導するリーダーに適任です。
  • 総点検を円滑に進めるため、総点検チームには各部門長も加え、経営者直轄組織とすることをお勧めします。
<2> 総点検の実施
2.1 調査対象の決定

【ポイント】

  • ソフトウェアライセンスに起因するコンプライアンスリスクを最小化するには、貴社で保有する全コンピュータにインストールされているソフトウェアを対象とすることが重要です。
  • 例えばWinnyやShare等のファイル交換ソフトが見逃した1台のパソコンに入っていれば、情報漏洩リスクが残ったままとなりますので、意味ある総点検とするには全てのコンピュータを対象とすることをお勧めします。
2.2 ソフトウェア管理台帳の作成

【ポイント】

  • 台帳の作成には棚卸しが必要です。最も効果的な棚卸しのすすめ方は、対象コンピュータにインストールされているソフトウェアのインベントリ情報等を収集することです。
  • 対象となるコンピュータ数が多い場合には、専用ツール等を用いると便利です。ツールによっては収集できない情報がある場合や、対象コンピュータがネットワークに接続されていないことにより情報収集ができない場合もあります。そのようなコンピュータは別途リスト化してマニュアルなど別の方法で作業を進めます。
2.3 保有ライセンス管理台帳の作成

【ポイント】

  • 貴社で保有する全てのライセンス情報を収集します。必要に応じてライセンス証書や証明部材を集めます。
  • それらの情報から、調査時点で保有するライセンスの種類と数量等を一覧にした保有ライセンス管理台帳を作成します。
2.4 保有ライセンスの過不足照合

【ポイント】

  • 完成したソフトウェア管理台帳と保有ライセンス管理台帳を照合することで、保有ライセンスの過不足の確認ができます。
2.5 不足ライセンスの適正化

【ポイント】

  • ライセンス不足が確認された場合は、当該ソフトウェアメーカーに相談のうえ適切な対応を行います。
  • その際、アンインストールには十分注意する必要があります。安易にアンインストールすると、著作権法違反被擬事件の証拠を隠滅したと認識され、刑法上の証拠隠滅罪(刑法第104条)に該当する可能性があります。
<3> 総点検の総括

調査フェーズがすべて終了したら、再点検チームから役員・社員に向けた総括を実施します。

【ポイント】

  • 総括は、経営者を含む再点検チームが主導します。
  • 総括は、会社として社内に再発防止を宣言する場でもあります。できるだけ多くの役員・社員に参加してもらいましょう。
<4> 総括後(再発防止に向けて)

【ポイント】

  • 今後、参加者に適切な使用を促すためのトレーニング等についての検討をお勧めします。
  • ソフトウェア資産管理(SAM)の導入は、再発防止にもつながりますので検討をお勧めします。

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